Druckman afferma che la negoziazione è un processo di interazione in cui due o più parti cercano di accordarsi su un risultato reciprocamente accettabile, in una situazione di conflitto tra interessi.
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Nel senso comune capita frequentemente di negoziare: dove andiamo a cena, dove trascorriamo le ferie…ecc ecc, cercando di gestire il conflitto e salvaguardare gli interessi di entrambe le parti.
Importante: quando negoziamo non stiamo accondiscendo l’altro per evitare il conflitto , ma stiamo mettendo in atto una strategia di gestione di quest’ultimo.
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Nella libera professione l’arte della negoziazione è all’ordine del giorno: negoziamo gli impegni, gli obiettivi, i tempi, le modalità, sottoponendo all’altro un preventivo e un contratto.
Più un cliente accetta i termini di quest’ultimo, può sarà predisposto e motivato a seguirlo, al contrario lo boicotterà, sabotando il percorso, per questo è importante svolgere un’analisi del contesto e suddividere accuratamente ciò che può essere negoziato, da quello che può essere, in alternativa, solo comunicato dal professionista.
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Quali elementi devono essere presenti nella negoziazione?
- Soggetti diversi con obiettivi, e molto spesso valori, che non coincidono;
- Una relazione di interdipendenza tra le parti che li spinge a dover cooperare per raggiungere un obiettivo..
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Infine, è importante ricordare che il processo negoziale può avvenire tra professionisti diversi per definire ad esempio un progetto comune; o tra il professionista e la famiglia.
Da questo punto di vista anche se l’esito della negoziazione stessa non può essere diverso rispetto al punto di partenza, è fondamentale ascoltare l’altra parte rispetto al “come” si vuole raggiungere quell’obiettivo.
LE FASI DEL PROCESSO NEGOZIALE
Le fasi del processo negoziale sono:
- Analisi e preparazione;
La prima fase è caratterizzata dalla comprensione della situazione, dall’individuazione della tipologia di conflitto e degli obiettivi a cui aspirare.
Inoltre, in questa fase si dovranno reperire le informazioni necessarie per comprendere i bisogni dell’altra persona
IMPORTANTE:
in questa fase dobbiamo fare attenzione alle emozioni che quel determinato confitto fa sorgere in noi, e nelle parti coinvolte, cosi mantenere intatta la nostra professionalità
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- Ingaggio e pianificazione;
La fase di ingaggio e pianificazione è fondamentale.
Le strategie di ingaggio nascono per aumentare la possibilità di scelta delle persone, per far si che cresca la fiducia nel professionista e nelle sue proposte.
La pianificazione comporta la definizione del luogo e dei tempi della negoziazione, delle persone che parteciperanno e del metodo di lavoro che verrà utilizzato.
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- Discussione ed esplorazione;
a fase di discussione ed esplorazione è una fase di apprendimento, in cui le parti in causa mettono in luce il proprio stile comunicativo, le proprie preoccupazioni. In questa fase viene esplicitato l’obiettivo e le emozioni sottese di entrambe le parti
In questa fase è utile:
-comunicare in maniera chiara le proprie preoccupazioni
-ascoltare le emozioni e le preoccupazioni dell’altro
-indagare il conflitto
-porre domande giuste per raccogliere le informazioni corrette
-stabilire le giuste priorità del processo negoziale
-stabilire le priorità
-definire un’agenda per affrontare le questioni particolari.
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- Contrattazione. La fase della contrattazione è influenzata dall’approccio alla negoziazione che si decide di utilizzare; in questa fase bisogna continuare a valutare gli obiettivi e le strategie di tutte le parti , mantenendosi flessibili, perchè è solo attraverso la comprensione dell’altra parte che le priorità possono mutare, ed in egual modo le strategie.
- Assunzione di impegni
Una volta presi accordi è essenziale che le parti siano pronte a rispettare gli impegni presi, in caso contrario vedremo un aumentare del conflitto. In questa fase il contratto scritto è un elemento di tutela fondamentale.
La sintesi dell’impegni presi in maniera analitica può esser cosi fatta:
-Questione trattata e data
-persone presenti
-decisione assunta dalle parti
-indicazioni di eventuali commenti delle parti
-firma delle parti
- Implementazione, valutazione e monitoraggio
.La valutazione si riferisce al processo di revisione del percorso e dei risultati.
Ecco le sotto-fasi:
-Monitorare l’attuazione dell’accordo
-Rafforzare le misure positive prese per attuare l’accordo
-fare riferimento agli obiettivi della negoziazione per determinare l’efficacia della stessa
-monitorare i conflitti che potrebbero dover essere affrontati
-se la situazione lo richiede tornare indietro nel percorso
Il monitoraggio è uno degli elementi fondamentali per comprendere la riuscita del processo.